У цій статті розглянемо, як проходить передача справ в архів. Як правило, переформовуються і оформляються справи відповідно до нормативних вимог.
Всі підприємства, що проходять через процедуру ліквідації або банкрутства, до моменту завершення стикаються з проблемою здачі документів, що підлягають обов'язковому зберіганню, до державного архіву.
У цій статті розглянемо, як проходить передача справ в архів. Як правило, переформовуються і оформляються справи відповідно до нормативних вимог.
Зазвичай для здачі в архів формують 6 (справ) папок: накази директора з особового складу, документи про створення і ліквідації, відомості розрахунку заробітної плати і три примірники опису справ постійного терміну зберігання та з особового складу. Всі документи поділяються на документи постійного зберігання і тимчасового.
Спочатку кожна справа треба розкласти по датах з самого раннього і до останньої дати. Звичайному олівцем у правому верхньому кутку пронумерувати кожен лист. Після цього всі ці документи треба прошити в тверду обкладинку, прошивати слід в чотири проколи. Обов'язково першим повинен бути чистий аркуш, а останнім лист-засвідчувач.
Опис справ постійного зберігання та з особового складу прошивається в наступній послідовності чистий аркуш паперу, історико-архівна довідка, титульний лист, опис справ, лист-засвідчувач.
Особливу увагу слід приділити складанню історико-архівній довідці, в ній описуються в хронологічній послідовності: дата створення і реєстрації організації, перереєстрація, реєстрація змін і доповнень, що вносяться до статуту; вказуються завдання і функції організації; підстава та дата ліквідації (рішення про ліквідацію).
Оформлені справи передаються в архів у спеціальній картонній архівної коробці.
Автор статті: Петровська Ольга (юрисконсульт)