Здоровье - правильное питание

Вкусно, полезно, эффективно!
 

Передача документів до архіву організації

  1. Який співробітник повинен готувати документи до здачі в архів?
  2. Що ми здаємо в архів?
  3. Які терміни здачі документів в архів?
  4. Як підготувати справи до здачі?
  5. Як приймати справи?

Нерідко на підприємстві, у великій компанії, в державній організації передача справ в архів перетворюється в цілу проблему

Нерідко на підприємстві, у великій компанії, в державній організації передача справ в архів перетворюється в цілу проблему. Начебто архів є, і він укомплектований співробітниками, а як передати їм документи - невідомо. Якщо просто вийняти справи з папок і принести - їх не приймають. Тим часом, процедура передачі документів до архіву описана в нормативних документах. Треба тільки як слід вивчити їх і почати використовувати.

У цій статті ми постаралися найбільш докладно розповісти, як правильно і коректно передавати справи до архіву, які терміни передачі і порядок оформлення цієї процедури. Можна завантажити приклад опису справ для передачі в архів і зразок її заповнення.

У статті про номенклатуру справ ми вже писали, які відмінності між купою паперів незрозумілого назначеніяі архівом. Нас цікавить тільки архів: строго певні справи, що зберігаються в потрібній послідовності на певних місцях.

Зрозуміло, що як тільки організація створює свій архів, відразу ж з'являється багато бажаючих здати туди старі документи, звільнивши місце на полицях і в шафах. При цьому ніхто не знає, як це потрібно робити. Зазвичай працівників архіву не багато, і, якщо вони почнуть самі правильно оформляти справи, а потім самі ж їх і приймати, то процедура затягнеться на довгі роки. Працівники ж займатися оформленням не бажають. Так хто правий?

Визначальний нормативний документ в процесі створення архіву підприємства і також в подальшій роботі цього архіву-Основниеправіла роботи архівів організацій, схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002. Відповідно до цих правил і затверджуються внутрішні нормативні документи компанії. Йдеться про номенклатуру справ, положенні про архів, правила передачі справ в архів і інших документах.

Як грамотно здійснити здачу документів до архіву організації детально наведено в п.3.7.25 Основних правил: Показати текст

3.7.25. Порядок передачі документів до архіву організації.

Справи постійного і довготривалого зберігання, включаючи документи з особового складу, передаються в архів організації не пізніше ніж через три роки після їх завершення у діловодстві.

Передача справ в архів організації здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів, що передають документи в архів, і затвердженим керівником організації.

У період підготовки справ структурним підрозділом до передачі в архів організації співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Всі виявлені при перевірці недоліки у формуванні та оформленні справ працівники структурного підрозділу зобов'язані усунути. При виявленні відсутності справ складається відповідна довідка.

Прийом кожної справи проводиться особою, відповідальною за архів (спеціальним співробітником), в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису вказуються цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номери відсутніх справ, дата прийому-передачі справ, а також підписи відповідального за архів (співробітника архіву) і особи, що передала справи.

При прийомі особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справах.

Справи, що обумовлені в зв'язки, доставляються в архів організації співробітниками структурних підрозділів.

Разом зі справами до архіву передаються реєстраційні картотеки на документи. Найменування кожної картотеки включається в опис.

Який співробітник повинен готувати документи до здачі в архів?

Отже, підготовка справ до здачі в архів здійснюється в структурному підрозділі організації. Це цілком виправдано. Працівник архіву, може побут, і вміє вправніше зшити документи, але він не розбирається у всіх тонкощах процесів, які здійснює кожен відділ. В одну справу може увійти і робоче листування і копії наказів і договорів і багато інших документів, що відносяться до однієї і тієї ж виробничої задачі. Архіваріус цього не знає, тому до формування справ і залучаються ті, хто ці справи створює.

Що ми здаємо в архів?

За нормативними документами ми повинні здавати в архів справи:

- мають тимчасовий (понад 10 років) термін зберігання,

- з постійним терміном зберігання,

- справи по особовому складу.

Часто, якщо це потрібно в організації, в цей список вносяться і справи, які мають тимчасовий термін зберігання - до 10 років. Багато відділи прагнуть здати в архів справи, що мають п'ятирічний термін зберігання. Це не заборонено, але має бути зазначено в нормативному документі компанії.

Які терміни здачі документів в архів?

На початку календарного року співробітник архіву або відповідальний за архів складає графік здачі документів. Цей графік проходить ряд погоджень з керівниками відділів, секторів та інших структурних підрозділів, а після цього затверджується директором.

Наведемо приклад:

Наведемо приклад:

Краще не вказувати в такому графіку конкретну дату здачі. У цей день відділ може бути зайнятий якимось терміновим завданням, і графік буде порушений. Тому ми рекомендуємо вам вказувати тимчасові інтервали і намагатися їх розставляти так, щоб не було перетину.

Як підготувати справи до здачі?

Як вже говорилося вище, в архів потрібно здавати сформовані справи, а не окремо документи. Формування справ здійснюється відповідно до номенклатури, затвердженої на підприємстві. Якщо номенклатура не має на увазі щось, це можна внести в неї «від руки».

Існує два варіанти того, як справи здаються в архів:

  1. Справи можуть бути передані вже сформованими. Це будуть справи з картонними обкладинками і відповідними написами на корінцях і обкладинках. Справи формуються співробітниками організації. Відповідальний за архів перевіряє, щоб все було оформлено за правилами і після його перевірки проводиться зшивання справи.
  2. Сформовані деламогут здаватися в папках-реєстраторах. Такий варіант застосовується в тому випадку, коли перед тим, як поставити справи на зберігання, необхідно зняти копії документів або відсканувати їх для створення архіву он-лайн.Ответственний за зберігання організовує сканування і потім переплітає і постачає справи написами сам.

У першому випадку виникає багато питань, тому що правильно оформити справу - завдання досить складна для людини, яка не займається архівною справою постійно. Архів повинен надавати допомогу підрозділам.

Як приймати справи?

Справи приймаються в архів за описом. У ній перераховуються всі передані одиниці зберігання і стоять підписи здає і приймаючої сторони. Це необхідно для того, щоб потім документ просто не загубився .

Як правило, на підприємстві є розроблені форми опису на здачу документів до архіву для тимчасового зберігання на термін більше 10 років, для постійного зберігання або для зберігання документів з особового складу. Цю форму можна створити і для здачі справ тимчасового зберігання терміном до 10 років. Найголовніше в цьому питанні - точно знати, хто, коли, що і куди здав.

Завантажити здавальну опис (.Docx, 14 КБ)

Зразок заповнення здавальної опису (.Pdf, 163 КБ)

Якщо у вас залишилися нез'ясовані питання по здачі документів в архів або будь-які інші питання з діловодства, сміливо задавайте їх у коментарях.

фрагмент вебінару Школи Отличного секретаря про графік прийому документів до архіву:

Image by Michal-Marcol / www.freedigitalphotos.net

Схожі статті

Який співробітник повинен готувати документи до здачі в архів?
Що ми здаємо в архів?
Які терміни здачі документів в архів?
Як підготувати справи до здачі?
Як приймати справи?
Так хто правий?
Який співробітник повинен готувати документи до здачі в архів?
Що ми здаємо в архів?
Які терміни здачі документів в архів?
Як підготувати справи до здачі?